Spaghetti- en lasagnamodellen: bedrijfsprocessen op orde met process mining

Het whiteboard in de kamer Wil van der Aalst in het hoofdgebouw van de Technische Universiteit Eindhoven toont een grappige mix van wetenschap en fantasie. Linksboven staan de namen van de lopende projecten op het gebied van process mining, de tak van wetenschap waarmee Van der Aalst zich bezighoudt. Rechtsonder staat een onzekere tekening van vliegende rendieren die de Kerstman in zijn slee voorttrekken. Van zijn 5-jarige zoontje, zo blijkt als we stipt op tijd aan de tafel plaatsnemen.
Van der Aalst is een drukbezet man. Hij is niet alleen de wetenschapper met de hoogste H-index van alle Nederlandse informatici, maar ook kreeg zijn groep bij de meest recente onderzoeksvisitatie op alle onderdelen een 5, het hoogst haalbare cijfer. Daarnaast stuurt hij een half dozijn projecten en ruim 20 mensen aan en hij is de grondlegger van process mining. Kan hij uitleggen wat dat is?

Process mining

Van der Aalst gaat ervoor zitten. ‘De naam is een samentrekking van twee technieken: Procesmodellering, dus het al dan niet met de hand maken van modellen, en Data mining, dat is het zoeken naar patronen in grote gegevensverzamelingen. Process mining brengt die twee werelden bij elkaar.
Kort gezegd brengen wij de bedrijfsvoering van een organisatie in kaart door met speciale software de onderliggende bedrijfsprocessen in modellen te vangen. Je krijgt dan soms een ongestructureerd spaghettimodel, bijvoorbeeld van hoe een patiënt door een ziekenhuis gaat. Het andere uiterste is een gestructureerd lasagnamodel, waar de processen eenvoudig in een model te vangen zijn. Die modellen analyseren we en vervolgens kunnen we advies geven over bijvoorbeeld efficiëntie of foutenverbetering binnen de organisatie.’

Is dat nodig?

Van der Aalst knikt. ‘Dat is het zeker. Organisaties hebben over het algemeen een wat naïef en geïdealiseerd beeld van hun bedrijfsprocessen. Door process mining is het mogelijk uit te vinden wat er nu echt gebeurt, zodat de processen, de besturing van deze processen, en de informatiesystemen verbeterd kunnen worden.’

Hoe kwam u op het idee dit te ontwikkelen?

Een denkrimpel bij de herinnering. ‘Tien jaar geleden merkte ik dat modellen slecht de werkelijkheid weergeven van processen in bedrijven. Workflowprojecten gingen vaak goed van start maar liepen uiteindelijk vaak uit op een mislukking door geïdealiseerde modellen die de werkelijk niet goed wisten te vangen. Evenmin bevredigend waren de simulatiestudies naar de procesdoorlooptijd, menskracht etc. bij bedrijven. Je moest vals spelen om de resultaten te laten overeenkomen met de werkelijkheid. Daarom bedacht ik: als we het proces modelleren en de data mining nu eens koppelen?’

En ging dat meteen goed?

Kort nee schudden: ‘Iedereen verklaarde me voor gek, want voor process mining zijn grote hoeveelheden event data modig. In die tijd waren dit soort gegevens vaak niet voorhanden. Maar we gingen het wel verder ontwikkelen. In het begin kregen we daarvoor subsidies van de Technische Universiteit Eindhoven en van NWO. De focus van die projecten lag niet op gestructureerde processen maar op de complexe werkelijkheid. Je moet accepteren dat 1 % van de gevallen misgaat, in plaats van dat je denkt dat 100 % goed gaat. In je analyse moet je dus goed kijken of je op zoek bent naar afwijkingen of naar de snelwegen in je proces.’

Hoe ging het verder?

Met gebaren: ‘We schreven twee parallelprojecten voor STW en kregen daar inderdaad geld voor. In het ene project richten de promovendi Mariska Netjes en Irene van der Feesten zich op het ontwerp van processen. In het andere project gingen de promovendi Christian Günther en Minseok Song aan de slag met die processen op basis van gebeurtenissen die in processen plaatsvinden, de zogeheten event logs. Uit die vruchtbare samenwerking kwamen nieuwe features voor het softwarepakket BPM|one voort. BPM|one wordt op de markt gebracht door softwarebedrijf Pallas Athena en is uitermate succesvol en innovatief.
Dat pakket genereert op basis van audit trails, transaction logs of databases automatisch procesmodellen die de onderliggende bedrijfsprocessen blootleggen. Het is het eerste commerciële softwarepakket dat dit soort process mining ondersteunt. Het is heel bijzonder dat nog voor het einde van het project onderzoeksresultaten zijn opgenomen in commerciële software.’

Brede toepassing

De BPM|one is na de ontwikkeling inmiddels ook als product toegepast bij de KLM. Dankzij process mining zijn verschillende belangrijke knelpunten naar voren gekomen over de doorlooptijden, bottlenecks en non-compliancy met de interne regelgeving. De suggesties voor verbeteringen zijn inmiddels overgenomen. De process mining functionaliteit in BPM|one is ontwikkeld door Futura Technology, een spin-off van het process mining onderzoek aan de TU/e. Het is gebaseerd op ideeën die eerder in ProM zijn gerealiseerd en uitgetest zijn binnen meer dan honderd organisaties. De ProM software is bijvoorbeeld gebruikt voor de analyse van processen in Philips Healthcare, het AMC Ziekenhuis, ASML, Thales, de Gemeente Alkmaar, de Gemeente Heusden, het Catharina Ziekenhuis in Eindhoven, de Gemeente Harderwijk, UWV, ING, DSM Deloitte, Winkwaves.

Zowel Futura Technology als Pallas Athena hebben de sleutelrol gespeeld in het verder op de kaart zetten van process mining in het Nederlandse bedrijfsleven. Deze twee organisaties zijn beide verkozen als “Cool Vendor 2009” door Gartner. Organisaties als Gartner zien process mining als een belangrijke innovatie op het gebied van Business Process Management (BPM).

Kunt u iets zeggen over de spin-off bedrijven?

Enthousiast: ‘Futura en Fluxicon? Futura maakt de redelijk ingewikkelde software van process mining gemakkelijker te gebruiken voor de leek. Zoiets als MS Office. Fluxicon ontwikkelt ook process mining. Voor dat bedrijf hebben we een Valorisation Grant gekregen. Daar zitten we nu in de aanvraag voor de 2e ronde’.

De bedrijven werken allebei met Proces Mining?

‘Dat klopt. Toch zit er wel verschil tussen die twee. Als Futura de Microsoft-aanpak heeft, dan heeft Fluxicon de Mac-aanpak. Fluxicon richt zich op software waar mensen met plezier mee werken terwijl Futura zich meer richt op software ingebouwd in grotere applicaties als BPM\one’.

Open Source

Van der Aalst vertelt verder: ‘Naast de commerciële toepassingen via Pallas Athena, Futura, en Fluxicon stelt onze groep de open source software ProM ter beschikking via www.processmining.org. Dat is een broedplaats voor ideeën’.

Gaat Open Source wel samen met commercialisatie?

Oprecht verwonderd: ‘Natuurlijk. Het gaat er niet om dat je als bedrijf een patent op een stukje software hebt; het gaat om de ideeën. Anders gezegd: je moet dicht bij de keuken staan in plaats van de keuken te kopen. Als je dat doet is de keuken namelijk weg.’

Als u moest kiezen tussen Open Source en een commercieel pakket?

Grinnikend: ‘Wij hebben hier een soort missionarisfunctie. De universiteit is er ook voor bedrijven die iets willen realiseren in de maatschappij. Ik ben een echte wetenschapper en ik word met overheidsgeld gefinancierd. Open Source dus.’
www.processmining.org